大阪の看板屋ですが、最近ふと思う。小規模で運営している製作施工業の作業分担をスムーズに行う方法はないのかな・・と。会議で決まった事柄や理想の作業を効率良く実行すること。漏れやミスがでると「あ〜ごめん」と思う。成長できない自分に・・なんで？から調査。
１．業務に漏れやミス・遅れが生じる原因
小規模企業の例》
・人数が少なく、１人が複数の役割を兼任している
・業務の境界があいまいで、責任の所在が不明確
・現場対応が優先され、事務や管理が後回しになりがち
・属人的な運用で、他の人がカバーしにくい
どこにでもありがちな話です。
では、解決策は？
２．役割の明確化と業務の可視化で作業を分担
弊社では、看板屋なので、業務は分類できている。
同じ様な業種で調べてみると・・・
業務を分類し、タスク一覧を作成》
・役割分担表・・ 誰が何を担当するかを簡潔に表で共有（週単位でも可）
・業務フローの可視化・・ ホワイトボードやExcelなどで進捗状況を見える化
・マニュアル化・・ よくある作業は、手順書やチェックリストを簡易作成
・置き場の見える化 ・・物の定位置を決めてテプラやラベルで明示
・毎週○曜日の１５分整頓タイムなどを設定
・不要なものを「一時保管BOX」へ置いて定期整理処分
コミュニケーションと週次ミーティング》
・毎週１０〜１５分でも良いので定例ミーティングを実施
（「今週の予定」「課題共有」「改善案」など）
・チャットツール（LINE WORKSやSlackなど）の活用で小さな報告を迅速に。
調べてみると、逆に弊社は優秀な方じゃないですか？と思う程に行っていることが多かった。
けれど・・漏れやミスは起こる。
３．気付けば会議の際に代表が言っていることばかり・・
では、何が足りない・・？
・役割と責任の「曖昧さ」
担当が「○○さんと△△さんでやる」と曖昧に共有されている。「これは自分の仕事？誰がやる？」と迷う瞬間が多い
責任の所在が不明確だと、「誰もやらなかった」が発生。
対策として》
明確に「誰が最終責任者か」を１人に決める（主担当＋サブ）
・情報が共有されていない／共有タイミングがずれる
営業が受けた情報が工務や事務に正しく伝わっていない
情報共有手段がバラバラ（口頭・紙・LINEなど）
対策として》
情報は一元管理（例：共有スプレッドシート／掲示板）＋「連絡のルール」を決める
・ タスクの進捗が見えない（＝状況を誰も把握していない）
「やってるはず」と思っていても実は止まっている。作業の進捗状況がブラックボックスになっている。
工程ごとのチェックリストや見える化がされていない。
対策として》
進捗管理ボード（ホワイトボード／Trelloなど）で“今どこ？”が見える状態にする。
・「作業指示」が口頭・非公式・思いつきで伝わる
指示が「口頭でサッと済まされる」 → 忘れやすくなる。
現場対応が優先されると、報連相が疎かになる。
結果！！
「聞いてない」「言ったつもり」でミスが発生。
対策として》
指示内容をメモ・チャット・共有ファイルで残す／記録を「言った証拠」にする。
・忙しいと「確認」がすっ飛ばされる。
繁忙期などで「確認・ダブルチェック」が省かれがち。
スケジュールに追われ、「早く済ませたい」が優先される。
チェックリストがあっても使われていない。💦
対策として》
小規模でもチェックリストを「日常化＋現場⇔事務（指示者）のクロスチェック導入」
・人の入れ替えや休みによる「引き継ぎミス」
・急な休みや外出時、次の人にうまく引き継がれない。
・メモがなく、前任者しか分からない内容がある。
・属人化していて、誰かが休むと機能しなくなる。
対策として》
タスク表や進行中案件は共有ファイル管理＋簡易マニュアル・履歴の記録
４．まとめ
漏れ・ミスが出るのは「人」よりも「仕組み」が原因
「〇〇さんが悪い」ではなく、
「〇〇さんが間違えてもカバーできる仕組み」が大事なようです。
これまでにも会議の際に、代表から色々と提案があったことが多かった様に感じます。
が・・続けないことが、１番の問題だな〜と思いました。
再発防止に効果的な工夫として、毎朝 or 毎週の短時間ミーティングで確認・報告。
「見える化」と「記録に残す」を習慣にする。
作業分担表・進捗表・チェックリストを運用しやすく工夫。
どれだけ良い方法を調べても・・
こんな決め事をしても・・
継続できなければ意味がない。
気付いた者が行動を続けるしか、漏れやミスをなくす方法は無くならない。
そして、誰かがではなく、自分が・・にならなければ、改善されることはないのでしょう。
ミスが嫌ならば・・成長したければ・・継続する努力をし、習慣化するしかないのか・・
と、思いながら・・無理かも・・と諦めてしまう。
いつまで同じことを言ってるんだ！！気合を入れ直そう・・💦
今日は、自分の頭の整理と成長できない、もどかしさが出てしまいました。
悪しからず・・🙇♀️
ありがとうございました。
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