意味ある会議とはどんな会議？

2024年03月15日 | ブログと最新記事 | luxres | 0

【意味ある会議とはどんな会議？】

弊社は大阪の看板屋ですが、月１回を目標に会議を行っています。営業側と工務側のスタッフが、業務以外の事も含めじっくり話す時間を業務時間内で取れることが少ないことからの提案でした。会議が、参加スタッフの満足度を高め、会社全体の成果につながるためにはどうすれば良いのでしょうか？調べてみた。

１．会議参加スタッフの満足度は？

 

 

 

まずは、会議に参加するスタッフが、揃う日程を決めることから始まります。

 

 

 

同僚同士で行う会議ですので、進行担当も交代制で行っています。

 

 

 

重要な決め事や議題がある場合は、その問題事項の担当者が進行することなっています。

 

 

 

最終的に代表に報告しなくてはならない課題がある場合もあります。

 

 

問題点・解決方法・決め事等を話し合います。

 

 

ふと思うことは、会議終了後は参加スタッフは満足できたのかな？もしくは納得できたのかな？と感じること。

 

 

 

私のような、そもそも理解出来ていないという、問題児もいますが・・💦

 

 

意味ある会議の第一条件は、会議に「参加するスタッフが満足できる」ことかもしれませんね。

 

 

会議後には、参加スタッフが納得できるような結論が出され、次のステップが明確になるように配慮する必要がありそうです。

 

 

 

２．会議の目的は何？

 

 

 

意味ある会議にするには、会議の目的が明確であることが重要ですね。

 

 

 

スタッフの人数が増えてくるとルールも決めなくてはならなくなります。

 

 

 

毎回議題があると言うことは、問題点や決め事があると言う事ですね。

 

 

 

看板屋は、営業スタッフがユーザー様からの要望を工務部に伝えると、後は工務部が製作と取付けを行う流れです。

 

 

規格にない商品を一から作るということはしっかり伝達が出来ていないとミスが発生してしまうことになり兼ねません。

 

 

となると、連携が重要ということになります。

 

 

・業務が違うという理由で、各々の業務だけを事務処理的に行うと問題は発生してしまう。

 

・問題点があれば解決方法を話し合う。

 

・原因が判明

 

・解決方法が決まる

 

・日々実行する

 

これだけを文字にすると簡単で、この問題は２度と上がってこないはず・・・。

 

 

けれど、案件は違っていても同じ内容の問題点が、また発生してしまうこともあります。

 

 

どうしてでしょう？

 

 

 

正確な情報の伝達と、問題点や解決策、実行計画を話し合ったならば、それぞれの役割と責任を明確にしなければなりませんね。

 

 

 

３．モチベーションを保つことの難しさ

 

毎回同じ問題点が、議題の中にあると言うことは、解決方法まで話し合っても、実行出来ていないと言う結果になってしまいます。

 

 

会議中や数日間は、行動できていても、時間が経つと人は、記憶力・モチベーション・重要性は下がる場合が多いです。

 

 

そして、計画通りに業務が進まない、突発的な対応が生じると忘れてしまうこともあるでしょう。

 

 

結果、会議に使ったその部分の時間は、無駄な時間となり、解決も出来なかったと言うことになってしまう。

 

 

 

会議中には上がっていたモチベーションを保ち、決まり事が習慣のように、当たり前にできるチームとなるためには何が必要なのでしょうと考えます。

 

・目的の確認

 

・手段の確認

 

・成功（完成）の確認

 

 

難しい問題であれば、スタッフの能力の差も関係するのでしょうか。

 

 

 

会議後に得られた解決策を実行することが重要ですが、そのためにはモチベーションを維持することが不可欠です。

 

 

 

日々の業務に追われる中で、モチベーションを維持することは簡単ではありません。

 

 

 

解決策が実行されない原因として、業務の優先順位の誤りや、スタッフの能力の違いも考えられるのでしょう。

 

 

 

４．最終手段は・・？

 

 

・毎日のタスクをこなしていると、仕事もやった感になることはあります。

 

・毎日の各々の作業が終われば満足してしまう。

 

・各々の仕事量の多さや、体力の消耗度合いは業務により異なる。

 

 

改善させたくて決め事を増やし、共有事項の確認を行い、モチベーションを上げるために会議を行う。

 

 

結果、改善できていないとすれば・・・。

 

 

「やらないこと」を決める。と言う方法もあるそうです。

 

 

生産性が上がっても仕事が減ることはない。空いた時間に別の仕事が入ってくる。

 

 

 

優先順位を付けるということは、究極「やらないことを決める」ということ。

 

 

なるほど〜。

 

 

 

やる事を決めてもできないのであれば、やらない事を決めたらどれだけ実行できるのでしょうか？・・と思いました。

 

 

 

５.まとめ

 

 

看板屋としての同僚同士の会議で意味ある会議を実現するためには、参加スタッフの満足度を高め、明確な目的を持ち、実行力を持って課題解決に取り組むことを目標にする。

 

 

 

そのためには、日々の業務と並行して、会議の成果を実行に移すことが重要です。

 

 

 

解決策が実行されない場合には、あえて「やらないこと」を決めることも1つの手段だそうです。

 

 

毎日の業務に忙殺される中で、無駄な作業を排除し、本当に重要なことにフォーカスすることで、効率的な業務遂行が可能となることがあるそうです。

 

 

 

試してみることも、解決方法かもしれませんね。

 

 

 

今日は、意味のある会議とはどんな会議？と調べてみました。

 

 

 

会議の参加者が満足でき、モチベーションを保つことも重要な課題でした。

 

 

 

ありがとうございました。

 

 

 

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